Pavasarį kuopiame aplinką, o rudenį metas nupūsti dulkes nuo per atostogas užmirštų el. pašto dėžučių. Vidutiniškai 28 proc., t.y. beveik 12 valandų, darbo savaitės praleidžiame el. pašte, todėl natūraliai kyla poreikis optimizuoti šį laiką. Kad darbas neapkarstų, svarbiausia išnaudoti patogiausias el. pašto funkcijas, palengvinančias el. laiškų tvarkymą bei darbo planavimą.

Jūsų dėmesiui – Arnoldas Lukošius, „Tele2 Inovacijų biuro“ ekspertas, dalijasi naudingais patarimais, kaip prižiūrėti savo „Gmail“ arba „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutę, kaip geriau išnaudoti jos suteikiamas galimybes ir pritaikyti prie savo asmeninių poreikių.

1. Ar tinkamai išnaudojate „Gmail“?

Laiškų filtravimas

Nors el. pašto programa „Gmail“ yra viena populiariausių pasaulyje ir turi daugiau nei 1,8 milijardo vartotojų, tikrai ne visi žino ir išnaudoja patogiausias jos funkcijas. Rūšiavimas aktualus ne tik gyvenime, bet ir jūsų pašto dėžutėje, todėl laiškų filtravimas turėtų tapti kasdieniu įpročiu.

„Geležinę“ tvarką įvesite pagrindinio puslapio skiltyje „Settings“ (liet. Nustatymai) atsidariusiame lange paspaudę „Filters and Blocked Addresses“ (liet. Filtrai ir užblokuoti sąrašai), o tada – „Create a new filter“ (liet. Sukurti naują filtrą). Iššokusioje lentelėje galėsite filtruoti pasirinktus laiškus pagal siuntėjus, temas ir raktinius žodžius. Beliks pasirinkti, ką norite daryti su laiškais, atitinkančiais jūsų kriterijus – juos archyvuoti, ištrinti, perkelti į „šlamštą“ arba sukelti į specialiai sukurtą aplanką.

Visus gaunamus laiškus taip pat galite sudėlioti į „Gmail“ siūlomas arba jūsų pačių sukurtas kategorijas – tokiu būdu laiškai bus išsaugoti neapkraunant pagrindinio gautųjų laiškų sąrašo.

Laiškų atšaukimas

Laiko sustabdyti neįmanoma, tačiau galite atšaukti tik ką išsiųstą „Gmail“ laišką ir galbūt išgelbėti savo karjerą, kontaktą, ar kažkieno gerą nuotaiką.

Paspaudus mygtuką „Siųsti“, kairiajame apatiniame kampe pasirodo lentelė su užrašu „Undo“ (liet. Anuliuoti). Laiško atšaukimui duodamos vos 5 sekundės, tad suspėjus paspausti lentelę, jis neiškeliaus pas gavėją. Gera žinia ta, kad prailginti laiško atšaukimo laiką iki pusės minutės galite skiltyje „Settings“.

Be to, „Gmail“ pašte galite siųsti laiškus iš bet kurio savo el. pašto adreso, importuodami kitas paskyras (pavyzdžiui, „Yahoo“, „Outlook“ ar kt.). Tereikia nustatymų skiltyje „Accounts and Import“ (liet. Paskyros ir importavimas) prie užrašo „Send mail as“ (liet. Siųsti laišką kaip) pasirinkti eilutę „Add another email address“ (liet. Pridėti kitą el. pašto adresą).

Tiesa, šiame pašte galima užbėgti įvykiams už akių ir laišką išsiųsti automatiškai, pasirinkus norimą laiką iš anksto. Tiesiog paspauskite prie mygtuko „Send“ (liet. Siųsti) esančią rodyklę ir pasirinkite „Schedule send“ (liet. Suplanuoti išsiųsti).

Papildomos funkcijos

El. laiškų etiketo laikytis paprasčiau rašymui pasitelkus funkciją „Smart Compose“ (liet. Išmanusis kūrimas). Tereikia funkciją įjungti bendruosiuose savo „Gmail“ paskyros nustatymuose.

Jums rašant laišką, remiantis ankstesniais jūsų laiškų pavyzdžiais ir pasitelkus algoritmą, bus pasiūlyta tinkama sakinio pabaiga. Taip laiškų kūrimas taps daug greitesnis ir išvengsite korektūros klaidų. Tiesa, ši funkcija labiau pravers susirašinėjantiems angliškai. Be to, nustatymuose galite įgalinti ir šablonų funkciją, su kuria galėsite susikurti ir nuolat naudoti turimus laiško šablonus.

Kitas naudingas įrankis – informavimas ikonėle naršylėje, apie neperskaitytus laiškus. Tereikia skiltyje „Advanced“ (liet. Išplėstiniai) pažymėti „Unread message icon“ (liet. Neskaityto pranešimo piktograma).

Vis dėlto, laiškus tikrinti vertėtų saikingai – kitu atveju užduočių atlikimas gali būti ne toks produktyvus. Specialistai pataria nepradėti dienos laiškų skaitymu ir pirmąją valandą skirti susikaupimo reikalaujančioms užduotims, o dienos bėgyje paštą tikrinti iki 3-5 kartų.

Komandos narių bendradarbiavimui nuotoliniu būdu ypač patogios „Gmail“ pašte esančios „Google Meet“ vaizdo skambučių, „Google Hangouts“ susirašinėjimo bei skambinimo funkcijos.

Naudinga ir „Tasks“ (liet. Užduotys) funkcija, kuri leidžia pridėti bet kurį laišką prie užduočių. Tai lengvai padarysite ant bet kurio laiško paspaudę dešinį pelės klavišą ir pasirinkę „Add to Task“ (liet. Pridėti prie užduočių). Užrašams ir priminimams pravers ir dar vienas patogus įrankis „Google Keep“ – čia galėsite greitai ir paprastai žymėtis dienos darbus ar tiesiog užsirašyti svarbias mintis.

2. „Outlook“ el. pašto subtilybės

Laiškų rūšiavimas

Daugumoje biurų naudojama el. pašto programa „Microsoft Outlook“ vertinama dėl itin aiškios, tvarkingos ir paprastos valdymo sistemos. Ji išsiskiria ir aukšto lygio duomenų apsauga, pavyzdžiui, el. pašto sistema automatiškai blokuoja nepatikimus siuntėjus ir įtartinus priedus.

Viena patogiausių „Microsoft Outlook“ funkcijų – laiškų rūšiavimas, pasitelkiant jūsų pačių sukurtas taisykles. Tiesiog ant laiško paspauskite dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite „Rules“ (liet. Taisyklės) – „Create Rule“ (liet. Sukurti taisyklę). Čia galite nustatyti laiškų rūšiavimą pagal laiško gavėją, siuntėją, antraštės ar teksto raktinius žodžius, datą ar kitus parametrus bei aplanką, į kurį turėtų patekti laiškai, atitinkantys sukurtą taisyklę.

Tiesa, prieš kurdami taisyklę, susikurkite aplanką, kuriame turėtų nugulti norimi laiškai. Kairėje įrankių juostoje dešiniuoju klavišu spauskite ant „Inbox“ (liet. Gautieji) ir pasirinkite „New Folder“ (liet. Naujas palankas).

Patogus personalizuotas kalendorius

„Doodle“ atliktame tyrime du trečdaliai, t.y. 74 proc., Vokietijos respondentų pažymėjo, kad dėl blogai suplanuotų susitikimų jie neturi pakankamai laiko atlikti savo faktinio darbo, tuo tarpu Anglijoje skaičius vos mažesnis, t.y. 72 proc., o Amerikoje – 68 proc. Akivaizdu, kodėl svarbu ne tik išmanyti susitikimų organizavimo subtilybes, bet ir mokėti tinkamai juos suplanuoti.

Tam pravers „Outlook“ kalendoriaus funkcionalumas – detalus ir patogus renginių, priminimų sukūrimas, kalendoriaus dalijimosi ar susirašinėjimo su kitais žmonėmis funkcija.

Bet kurį laišką lengvai galite paversti kalendoriaus susitikimu ar užduotimi. Spauskite ant laiško dešiniuoju klavišu, rinkitės „Create“ (liet. Sukurti) – „Appointment“/„Meeting“/„Task“ (liet. Susitikimas/Pasitarimas/Užduotis).

Be to, norėdami laišką paversti priminimu, paspauskite ant jo dešiniu klavišu, pasirinkite „Follow Up“ (liet. Sekti) ir „Add Reminder“ (liet. Pridėti priminimą).

Užduotis ir priminimus galite peržiūrėti kairėje apatinėje įrankių juostoje, paspaudę ant kalendoriaus ar priminimų ikonėlių.

Kalendoriaus funkcija naudinga ir kaip susitikimo kambarių, projektorių ar kitų biuro erdvių bei įrenginių rezervavimo sistema.

Pagalba kasdieniam darbui

Efektyvesniam laiko valdymui svarbu savo užrašus turėti vienoje vietoje ir visados patogiai pasiekiamus. Todėl programoje veikia ir patogi „Notes“ (liet. Užrašai) funkcija, kurią rasite apatinėje kairėje įrankių juostoje. Užrašus galėsite redaguoti, skirstyti į kategorijas ar net persiųsti kitiems.

Būkite nepriklausomi nuo laiko – „Outlook“ pašte laiškų išsiuntimą galite planuoti iš anksto. Tai padaryti labai paprasta – tiesiog atsidarykite naujo laiško langą, spauskite „Options“ (liet. Pasirinkimai) ir „Delay Delivery“ (liet. Atidėti pristatymą). Čia galėsite pasirinkti kurią dieną ir valandą el. laiškas turėtų būti automatiškai išsiųstas adresatui.

Dar vienas privalumas – čia itin lengva rasti „pamestą“ laišką, rūšiuojant laiškus pagal dydį, datą, siuntėją ar kitus kriterijus. Taip pat vartotojai mėgsta raudonos vėliavos funkciją, kuri leidžia pažymėti svarbius laiškus, prie kurių būtina sugrįžti.