Derinate darbą biure ir namuose? Ekspertai pataria, kaip efektyviai planuoti komandos narių užduotis

Mišrus darbo būdas, kai dalį laiko dirbama iš namų, o dalį iš biuro, gali kelti iššūkių efektyviam laiko planavimui, darbų pasiskirstymui, užduočių atlikimui. Tai ypač aktualu smulkiems verslams, kur darbuotojai dažnai atsakingi už daugiau nei vieną sritį. Laimei, verslui į pagalbą ateina išmaniosios programėlės, leidžiančios efektyviau planuoti komandos narių užduotis.

„Laiko skaičiavimo programėlės turi daugybę privalumų: leidžia suprasti, kurios užduotys atliekamos neefektyviai, lengvai planuotis darbus komandoje, net tiksliai apskaičiuoti darbuotojo atlyginimą, pavyzdžiui, įtraukiant viršvalandžius. Žinodami, kam kiekvienas komandos narys skiria daugiausia laiko, galėsite kur kas efektyviau planuoti darbus, siekti užsibrėžtų tikslų. Ir kas svarbiausia – visą šią informaciją lengvai pasieksite vienoje vietoje“, – sako „Bitės Profė“ Agnė Adomaitytė.

„Toggl“ – skirkite laiką svarbioms užduotims

Viena iš geriausiai vertinamų darbo laiko skaičiavimo programėlių – „Toggl“ („Android“ ir „iOS“). Ji fiksuoja prie kiekvienos užduoties darbuotojo praleistą laiką ir pateikia išsamią dienos, savaitės ar mėnesio ataskaitą.

„Ši informacija leis stebėti, prie kurių projektų darbuotojai praleidžia daugiausia laiko ir pagal tai planuoti darbus. Čia taip pat matysite kiekvieno komandos nario kalendorių. Jis leis patogiau planuotis susitikimus su skirtingais komandos nariais“, – teigia „Bitės“ išmaniųjų įrenginių ekspertė.

Tuo metu išsamios dienos, savaitės ar mėnesio darbuotojų darbo laiko ataskaitos pravers bendraujant su klientais. Žinodami, kiek tiksliai jie praleido prie konkrečių užduočių lengviau suprasite, kuriam klientui skiriate daugiausia dėmesio. Svarbu paminėti, kad „Toggl“ duomenis galėsite pasiekti iš bet kurio įrenginio. Be to, prie užduoties praleidžiamą laiką programėlė fiksuos net ir be interneto.

Priklausomai nuo pasirinkto plano, programėlės prenumerata kainuos nuo 9 iki 18 eurų vienam darbuotojai. Tam, kad įsitikintumėte, kad programėlė visiškai tenkina jūsų komandos poreikius, iš pradžių galite išbandyti ją 14 dienų nemokamai.

„Norėdami išbandyti programėlę nemokamai, neturėsite įvesti savo mokėjimo kortelės duomenų. Tai ypač naudinga, nes kartais žmonės vengia išbandyti programėles nemokamai, nes nerimauja, jog pasibaigus bandomajam laikotarpiui, pamirš jų atsisakyti ir pinigai bus automatiškai nuskaičiuoti nuo sąskaitos“, – pasakoja A. Adomaitytė. Jei jau turite programėlių, kurių prenumeratų norėtumėte atsisakyti, „Bitės Profai“ parengė detalią instrukciją, kaip tą padaryti lengvai ir greitai.

Mišrus darbo būdas taip pat neatsiejamas nuo dokumentų pasirašymo elektroniniu būdu. Pagrindinius būdus, kaip tą padaryti, rasite dar kitame „Bitės Profų“ straipsnyje.

„QuickBooks“ – stebėkite užduočių atlikimo laiką

Efektyviam darbuotojų laiko sekimui galite pasitelkti ir debesijos pagrindu sukurtą programėlę „QuickBooks“ („Android“ ir „iOS“). Ji skaičiuoja komandos narių dirbant praleistą laiką, tad galėsite lengviau ir greičiau organizuoti darbus.

„Programėlėje esantis virtualus laikrodis rodo, kiek laiko prie tam tikro projekto praleidžia kiekvienas darbuotojas. Čia taip pat galėsite stebėti, kurioms užduotims ir klientams komandos nariai skiria daugiausia dėmesio. O dienos, savaitės ar mėnesio pabaigoje jus pasieks išsami jų darbo laiko bei projektų ataskaita“, – sako „Bitės Profė“.

„QuickBooks“ turi ir daugiau naudingų funkcijų, iš kurių viena – galimybė su kitais komandos nariais pasidalinti savo buvimo vieta.

Norint naudotis programėle, teks įsigyti prenumeratą, kuri kainuos 16,99 eurų per mėnesį plius 6,79 eurai per mėnesį už kiekvieną darbuotoją. Tiesa, prieš tai galėsite išbandyti programėlę 30 dienų nemokamai ir įsitikinti, ar ji tenkina jūsų poreikius.

„Connecteam“ – efektyviai planuokite laiką

Dar viena programėlė efektyviam darbo laiko skaičiavimui – „Connecteam“ („Android“ ir „iOS“). Be to, kad programėlė padeda realiu laiku stebėti, prie kokių projektų dirba ir kiek užtrunka darbuotojai, ji dar siunčia priminimus apie darbo laiko pradžią bei pabaigą, taip padėdama išvengti viršvalandžių.

„Viršvalandžiai ir išsitrynusi riba tarp darbo ir laisvalaikio – įprasti darbo iš namų atributai. Automatiniai pranešimai apie darbo pabaigą leis atkreipti darbuotų dėmesį, kad metas ilsėtis, taip apsaugant juos nuo perdegimo ir dėl to sumažėjusio profesinio aktyvumo ir efektyvumo“, – pasakoja A. Adomaitytė.

Programėlėje taip pat gausite išsamias ataskaitas, apie kiekvieno projekto išlaidas. Taip galėsite išrašyti sąskaitas faktūras klientams išvengdami sudėtingų ir ilgų skaičiavimų. „Connecteam“ patogu išnaudoti ir kaip komunikacijos priemonę su darbuotojais, pavyzdžiui, susitarti dėl laisvadienių ar darbų pasiskirstymo esant didesniems krūviams.

Programėlės prenumerata kainuos apie 33 per mėnesį pirmiems 50 darbuotojų, tačiau galite išbandyti ją 14 dienų nemokamai. Taip įsitikinsite, ar „Connecteam“ tenkina jūsų poreikius.

Tai yra pranešimas spaudai, o jo turinys nebūtinai atitinka redakcijos nuomonę, požiūrį ar įsitikinimus. Už pranešimo turinį neatsakome.

Kol kas komentarų nėra.
Hey.lt - Nemokamas lankytojų skaitliukas